文件外发控制的六个方法，外发文件安全管理办法
2024-03-14
文件外发控制的六个方法，外发文件安全管理办法
随着企业信息化的发展，员工电脑中的文件已经成为企业的重要资产。然而，文件的泄露和滥用问题也日益突出。
为了保护企业的信息安全，企业需要采取有效的措施来控制员工电脑文件的外发。本文将介绍几种具体的控制方法
1、权限管理： 企业可以通过设置员工电脑的权限，限制员工对文件的访问和操作。例如，可以设置只有特定部门的员工才能访问某些敏感文件，或者只有具有特定职位的员工才能修改或删除文件。这样，即使员工有意或无意地将文件外发，也无法访问到需要的文件。
2、数据加密： 企业可以使用数据加密技术，将重要的文件加密存储在员工的电脑中。只有拥有解密密钥的人才能查看和操作这些文件。即使文件被外发，也无法被未经授权的人查看。
3、网络监控： 企业可以使用网络监控工具，实时监控员工的网络行为，包括文件的上传和下载。一旦发现有员工将文件外发，可以立即采取措施阻止。
4、邮件审计： 企业可以使用邮件审计系统，记录和分析员工的邮件发送行为。通过邮件审计，企业可以发现员工是否将文件作为附件发送，以及发送给谁。
5、制作文件外发包： 开启允许终端电脑制作文件外发包功能，可以将文档打包成一个外发包，并设置相应的权限和限制。这个外发包可以确保甲方在接收到文件后，只能在指定的时间和电脑上打开查看，且打开次数也受到严格限制。一旦达到设定的打开次数，文件将自动失效，无法再次打开。
6、安企神软件的控制外发功能： 这是一款专业的信息安全管理系统，它提供了强大的文件控制外发功能。通过这个功能，企业可以设置文件的外发策略，例如禁止将文件发送到特定的邮箱地址或网站，或者限制每次外发的文件数量。
总的来说，控制员工电脑文件外发是一项复杂的任务，需要企业采取多种措施并结合使用。只有这样，企业才能有效地保护其信息资产，防止因文件泄露而带来的损失。
