存储设备外发记录管控怎么做
2024-03-02
存储设备外发记录管控怎么做
在日常工作中，我们常常需要把我们的内部文件外发给外部人员。
这些文件可能包括报价文件、询价问价、原图文件、图纸文件，这些文件我们可能发给对方只需要对方在某个特定时间段内查看，并且只需要查看，无需对方进行编辑。但目前单从文件本身出发，无论是Excel自带的只读模式，或者是将图纸文件转成PDF的办法都无法从根本上解决这个问题。
接下来我介绍的这个功能就是针对以上这种情况来开发的，它可以通过转化，让文件可以限制对方的打开次数，打开时间段，超过次数或时间段之后文件就不能预览。
一、存储设备外发记录有什么作用
存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等，它的作用体现在以下几个方面：
1、追溯性： 通过外发记录，可以追溯存储设备的流向，确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。
2、安全性： 对存储设备的外发进行严格管理，可以有效减少数据泄露的风险，保障公司数据的安全。
3、规范性： 建立外发记录制度，可以使存储设备的管理更加规范、有序，提高工作效率。
二、什么软件可以管文件外发记录
为了实现存储设备外发记录的监控和管理，企业可以采用专业的监控软件，如安企神软件。软件可以对员工使用存储设备进行外发操作的行为进行实时监控和记录，通过制作敏感文件外发包的方式，把企业敏感资料文件外发出去，包括外发的时间、接收方、文件大小、类型等信息。
通过分析这些记录，企业可以及时发现异常行为，采取相应的措施进行处理，从而防止数据泄露和非法访问。
三、如何建立存储设备外发记录
使用安企神软件来对存储设备进行管理。具体操作有以下几项：
1，打开USB文件操作审计功能
2，对USB文件操作进行记录
3，打开文件操作记录审计功能
4，打开文件备份功能
