文档外发权限控制，怎么设置？
2024-03-14
文档外发权限控制，怎么设置？
企业文档的安全外发变得至关重要。如何确保重要文档在外发过程中不被非法获取、篡改或滥用，成为了每个企业必须面对的挑战。安企神软件作为一款专业的内网信息安全管理系统，为企业提供了完善的文档外发权限控制方案，帮助企业轻松解决外发文档安全问题。
解决方案
1、权限设置：
安企神软件通过配置权限设置选项，企业可以根据实际需求，为不同的用户或用户组设置不同的外发权限。例如，您可以限制某些用户只能查看文档而不能编辑或打印，或者设置文档的有效期和使用次数等。完全做到精细化的权限设置，让企业能够对外发文档进行更加精准的控制和管理。
2、外发审批：
外发审核机制可以确保每次外发都经过严格的审批流程。管理员可以设置审批人员，对申请外发的文档进行审批，并根据实际情况判断是否允许外发以及设置相应的外发权限。这一机制有效避免了未经授权的外发行为，提高了文档外发的安全性和可控性。
3、制作文件外发包：
开发允许终端电脑制作文件外发包功能，可以将文档打包成一个外发包，并设置相应的权限和限制。这个外发包可以确保甲方在接收到文件后，只能在指定的时间和电脑上打开查看，且打开次数也受到严格限制。一旦达到设定的打开次数，文件将自动失效，无法再次打开。
4、数据加密及水印：
企业可以使用数据加密技术，将重要的文件加密存储在员工的电脑中。只有拥有解密密钥的人才能查看和操作这些文件。即使文件被外发，也无法被未经授权的人查看。对文件进行添加背景水印，提高文件泄密成本，降低泄密几率。目前也有一些暗纹水印，可以直接追溯到原始人员。
5、使用安全的文件传输工具：
选择经过验证的、具有加密功能的文件传输工具，如FTP或专用的文件传输服务。这些工具通常会对文件进行加密，确保在传输过程中即使被截获，内容也不会被轻易解读。
综上所述，保证文档外发的安全需要综合考虑多个方面，包括使用安全的传输工具、加密文档、设置访问权限、建立外发审核机制等。通过这些措施的实施，企业可以更有效地保护外发文档的安全，防止敏感信息泄露。