企业如何保护外发文件的安全，如何降低外发文件泄密的风险
2023-11-06
企业如何保护外发文件的安全，如何降低外发文件泄密的风险
随着当今社会经济全球化和信息化的发展，企业之间的交流和合作也变得日益频繁。在企业交流过程中，这些外发的电子文档必定需要以明文的方式提供给合作企业，而这些提供给合作企业的明文电子文档显然是一种失控状态，这样就存在巨大的泄密风险。因此，企事业单位需要一款能够有效控制外发文件安全的文件加密软件来保护数据信息。
一、制作外发文件
1、身份认证：
外发人员在已安装外发管理软件的电脑上，插上已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可制作外发文档。
2、添加外发文件：
支持添加指定文件或指定目录文件夹。
二、外发文件设置
1、证书内容：
证书内容包括：需要联网验证证书、只允许一台计算机使用、需要验证机器码后才能打开、使用次数、使用时间范围、打开时需要输入密码、回收时需要输入密码等。
2、控制规则：
外发文档可根据需要设置不同的操作权限，包括浏览次数、使用时间、是否允许打印、是否允许修改、是否允许还原、是否回收、是否禁止复制、是否禁止拷贝和自动销毁等。
3、格式选择：
● 制作ldm外发文件：制作出来的外发文件类型为.ldm格式，打开该外发文件需要先安装外发阅读器后才能打开。外发阅读器只需安装一次即可，不用每次都安装。
● 制作exe外发文件：制作出来的外发文件类型为.exe格式，该外发文件可以被直接打开，不需要安装其他软件，但容易被杀毒软件阻止，打开时也需要有管理员权限。
5、外发文件回收：
当外发文件发给客户之后，如果客户有做修改，可以把修改之后的外发文件回收，回收之后的文件为原来的文件格式。