外发文档怎样防泄密,一招帮你解决!


 

外发文档怎样防泄密,一招帮你解决!

在企业与企业之间的合作中,难免会互相外发一些重要的文件和数据,如调研数据、设计图高、建模图纸、投标书等,虽然双方有之间保密义务,但并不能百分百保证文件不会泄密,如何防止外发的文档泄密呢?

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1.数字水印技术:在文件中嵌入数字水印信息,这些信息一般不影响文件内容和大小,但可以记录文件的来源、制作者、修改时间等。一旦文件被外泄,可以通过这些信息追溯数据流动路径,判断数据泄密的责任所在。

2.使用安全的文件传输协议:在文件传输过程中,采用如HTTPS、SFTP等安全传输协议,这些协议使用了加密技术,可以防止文件在传输过程中被拦截、窃听或遭受中间人攻击。

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3.使用专业的防泄密软件:市场上有一些专业的防泄密软件,它们提供了丰富的功能,如文件加密、权限控制、外发管理、审计日志等,可以帮助企业更好地管理外发文档,防止泄密。

以市面上受欢迎的安企神软件为例。

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安企神界面里可以看到,可以设置外发包打开次数、时间限制,还能设置外发包密码,禁止打印功能,将文件泄密几率降至最低。

4.员工教育与培训:定期对员工进行信息安全教育和培训,提高他们对文档保密的意识,让他们了解并遵守相关的保密规定。

5.与合作伙伴签订保密协议:在与合作伙伴共享文档时,应签订保密协议,明确双方的权利和义务,确保对方也遵守保密规定。

所有方法中推荐第三种,因为防泄密软件不仅可以防止文档外发泄密,还能管控内部员工的泄密行为,为企业筑起牢固的安全墙。


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