企业如何管控文档外发防止二次泄密?

企业如何管控文档外发防止二次泄密?

在现代商业环境中,与外界进行信息交流已成为企业日常运营中不可或缺的一环。这些交流涵盖了企业的核心信息,如设计图纸、合同细节等,它们是企业宝贵的知识产权和商业秘密。一旦这些信息不慎流出企业,便可能如脱缰之马,难以追回,更有可能通过客户或合作伙伴之手,引发信息泄露的连锁反应。

企业如何管控文档外发防止二次泄密?

如何确保外发文档在传递过程中保持其机密性,防止其被二次泄密,成为了企业面临的一项严峻挑战。

安企神软件丨如何外发文档才能防止泄密?

当公司文档通过移动设备或网络渠道直接发送给客户或合作伙伴时,是脱离了公司的安全环境。因此,外发的文档需要持续的管控措施,确保它们在企业的边界之外也同样受到严密的保护。

在这方面,安企神软件为企业提供了完善的外发管控方案。安企神软件加密系统能够对外发文档的使用进行严格的监控和管理,确保它们在外部环境中依然安全可靠。

企业如何管控文档外发防止二次泄密?

1、对外发文档进行加密管控

安企神软件加密系统可以把需要外发的文件资料,合作方案等文档进行加密保护,再把加密后的文档发给对方,对方只能在安装了加密系统的电脑上才能打开使用,这样可以保护机密资料在外部同样可控安全。安企神软件支持在文档中加入水印,水印将跟随文档流转一直存在,有效震慑拍照截屏泄密。

2、文档外发权限管控

安企神软件加密系统可将文档制作成专门的外发文档,并对外发文档进行权限控制,可对文件执行制作授权是否允许修改、打印、截屏、文件过期删除、绑定机器码等设置,多层次管控文档外发,让文档在外也能得到保护。

3、文件外发需申请审批

当需要外发文件给客户或合作伙伴时,首先需向上级领导提出外发申请,审批通过后方可将普通文档制作成受控的外发文件,外发给客户或合作伙伴。

4、接收方身份验证

当客户或合作伙伴收到外发文件后,打开时需要进行身份验证,验证通过后才能在授予的权限范围内正常使用。身份认证方式包括:口令认证、机器码认证、联网认证等。

企业如何管控文档外发防止二次泄密?

安企神终端安全管理系统可以帮助规范管理终端的文档外传渠道,对需要外发的文档,企业也可以根据需要部署加密或者把外发文档制成专门的外发文档,让外发文档在企业外也可以得到保护,确保信息交互是始终安全可控。


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