企业如何管控文档外发防止二次泄密？
2024-05-28
企业如何管控文档外发防止二次泄密？
在现代商业环境中，与外界进行信息交流已成为企业日常运营中不可或缺的一环。这些交流涵盖了企业的核心信息，如设计图纸、合同细节等，它们是企业宝贵的知识产权和商业秘密。一旦这些信息不慎流出企业，便可能如脱缰之马，难以追回，更有可能通过客户或合作伙伴之手，引发信息泄露的连锁反应。
如何确保外发文档在传递过程中保持其机密性，防止其被二次泄密，成为了企业面临的一项严峻挑战。
安企神软件丨如何外发文档才能防止泄密？
当公司文档通过移动设备或网络渠道直接发送给客户或合作伙伴时，是脱离了公司的安全环境。因此，外发的文档需要持续的管控措施，确保它们在企业的边界之外也同样受到严密的保护。
在这方面，安企神软件为企业提供了完善的外发管控方案。安企神软件加密系统能够对外发文档的使用进行严格的监控和管理，确保它们在外部环境中依然安全可靠。
1、对外发文档进行加密管控
安企神软件加密系统可以把需要外发的文件资料，合作方案等文档进行加密保护，再把加密后的文档发给对方，对方只能在安装了加密系统的电脑上才能打开使用，这样可以保护机密资料在外部同样可控安全。安企神软件支持在文档中加入水印，水印将跟随文档流转一直存在，有效震慑拍照截屏泄密。
2、文档外发权限管控
安企神软件加密系统可将文档制作成专门的外发文档，并对外发文档进行权限控制，可对文件执行制作授权是否允许修改、打印、截屏、文件过期删除、绑定机器码等设置，多层次管控文档外发，让文档在外也能得到保护。
3、文件外发需申请审批
当需要外发文件给客户或合作伙伴时，首先需向上级领导提出外发申请，审批通过后方可将普通文档制作成受控的外发文件，外发给客户或合作伙伴。
4、接收方身份验证
当客户或合作伙伴收到外发文件后，打开时需要进行身份验证，验证通过后才能在授予的权限范围内正常使用。身份认证方式包括：口令认证、机器码认证、联网认证等。
安企神终端安全管理系统可以帮助规范管理终端的文档外传渠道，对需要外发的文档，企业也可以根据需要部署加密或者把外发文档制成专门的外发文档，让外发文档在企业外也可以得到保护，确保信息交互是始终安全可控。
