文档管理系统是什么？文档管理系统哪些功能特点？

文档管理系统是什么？文档管理系统哪些功能特点？

文档管理系统是一款电子文档集中管理的资源平台，从文档的创建、归档、浏览、检索、分享和销毁等全生命周期过程，提供文档集中管理与安全管控服务，满足用户日常文档管理中的各种应用需求。

企业日常办公中会经常存在文档管理的问题，例如：文档分散零乱、文件被泄密、权限分配不当等，为此，企业需要一款文档管理系统来处理办公中的文档，今天给大家推荐一款企业级文档管理系统——安企神文档管理系统（文件堡垒系统），来为大家处理日常管理文档的烦恼，希望对大家有所帮助，下面我们来详细看看企业办公中管理文件遇到的问题，以及文档管理系统的功能特点：

一、企业在数据管理方面通常面临以下挑战：

1、电子文档在终端存放，分散零乱，重要文档、标准化资料的查找、浏览极不方便，在大量文档中查找费时费力，且无法进行全文检索，丧失了文档的再利用的价值；

2、没有完善的用户管理、权限管理，来满足各部门对数据共享及安全的双重要求；

3、电子文档的共享化程度低，缺少了电子文档在企业内部的共享流转；同时缺乏高效的文档协作办公，导致员工之间无法有效对文档进行共享；

4、由于工作文档经常会被不断的修改，文档版本繁多，难以整合和统一管理，新版本覆盖老版本，一旦再需要恢复老版本时，已经很难找回，造成知识流失和损失。

二、文件堡垒系统可以做到什么：

1、文档管理系统DM为企业搭建一个电子文档集中管理的资源平台；

2、建立文档库，个人文档、共享文档、外链等多种文件存储模式，并可在线预览、编辑、审计等功能；

3、满足企业日常文档管理中的各种需求，能够极大的提升员工工作效率、提高文档安全性和利用率。

三、文件堡垒系统的功能

1、文档分类分级储存： 提供个人文档中心和企业文档库管理，提供标签、评论等特色功能，且可以方便的进行文档的内部共享、外链转发，增加了电子文档的使用价值；

2、版本管理： 支持文档在线编辑、文档版本更新可保留历史版本，支持历史版本追溯，可在线预览、下载、版本对比；

3、方便的文档协作能力： 系统支持将文档进行内部共享和链接外发，同时支持用户在线编辑，大大的提高了工作效率；

4、文档运营和审计管理： 支持统计文档种类、文件数量、文档活跃状态等信息，具备可视化、多维度运营分析展示。

四、文件堡垒系统的特点

1、海量集中存储能力—采用可扩展的云存储技术，提供PB级的存储空间，支持动态扩容，满足企业文档集中存储要求。

2、文档在线处理能力—支持在浏览器上直接在线预览文档库中的Office文档、图片及流媒体文件等各类格式的文档；支持在线编辑。

3、文件流转和归档—个人文档库中的文件通过文件流转审批通过后，可归档进入到文档库中。

4、高效文档协作能力—提供个人文档中心和企业文档库管理，提供标签、评论等特色功能，可方便的进行文档的内部共享、外链转发。

5、智能文档搜索—采用智能搜索引擎实现对电子文档的快速检索，可以进行全文检索。对开启检索共享的个人文件可允许其他用户检索查看、借阅。

6、多层次智能权限管理—提供完善的权限管理与安全机制，提供多层次颗粒度的权限控制，确保电子文档分享利用有序进行。

五、总结

以上信息就是文档管理系统的功能特点分享，通过该系统，企业可以高效地管理各种类型的文档，提高文档管理效率，降低成本，并提供更加安全可靠的文档存储和共享方式。文档管理系统适用于各种规模的企业和组织，是实现高效、安全文档管理的必备工具。