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如何防止文件泄密 (企业如何防止涉密文件二次泄密,用什么软件?)

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1、企业如何防止涉密文件二次泄密,用什么软件?

企业如何防止涉密文件二次泄密,用什么软件?

企业外部信息交互是日常工作中常见的业务模式,内容可能涉及到企业的核心信息,例如,将设计图纸外发给生产方,向客户发送合同等。这些信息一旦外泄,企业就有可能失去对其的控制,极有可能因为客户或合作伙伴的误操作导致信息泄露的风险。

企业如何防止涉密文件二次泄密,用什么软件?

如何防止文件外发二次泄密?

在外发防止泄密方面,企业可以通过加密保护外发文档、建立完善外发管控机制,保护外发文档在外安全。

为此,小编在这里推荐使用安企神软件,安企神软件作为一种专门用于企业数据安全管理的软件,提供了一套完整的解决方案,帮助企业有效防止涉密文件的二次泄密。

1、对外发文档进行加密,防止外泄

系统为企业提供严密的文档加密管理,企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文档进行加密保护,当需要外发给合作方查看时,可设置解密密码,或设置只有在指定的计算机上才可打开文件,这样可以保护机密资料在外部同样可控安全。

2、文件外发权限设置,到期自动删除

可将文件制作成专门的外发文档,并对外发文档进行权限控制,通过审批控制、指定查看人、身份验证以及到期删除等措施,限制外发文件使用时长、次数、剪贴板、打印、有效期、修改权限,多层次管控文档外发,让文档在外也得到保护。

(1)外发审批

当需要给客户或合作伙伴外发文件时,首先需向上级领导提出外发申请,审批通过后方可将普通文档制作成指定的外发文件,防止泄密。

(2)身份验证

接收方收到外发文件后,打开时需要进行身份验证,验证通过后才能在授予的权限范围内正常使用。身份认证方式包括:解密密码、设置白名单等。

(3)限制查看权限

系统可以根据需要指定外发文档在外的访问权限,其中包括:阅读次数、阅读时间、复制剪贴、修改、截屏、打印等。并可设置文件到期自动删除,防止机密文件被二次利用。

企业如何防止涉密文件二次泄密,用什么软件?

3、文件追踪

安企神软件能够对涉密文件进行全生命周期的追踪管理,从文件创建、传输到存储、销毁,均有详细的记录和管理。即使文件离开了企业内部网络,也能继续追踪其使用情况,防止二次泄密。

4、水印技术

安企神软件支持在涉密文件中嵌入水印,可以是明水印或隐形水印。水印内容可以包括文件的创建时间、使用者信息等,一旦文件被泄露,可以通过水印追溯泄密源头。

企业为了防止文件外发泄密的风险,需要综合采取多种措施来加强管理和保护。安企神数据防泄密系统可以帮助规范管理企业的文档外传行为,确保企业信息交互安全可控。


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