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全面指导:文件外发管理办法 (全面指导:文件外发管理办法)

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1、全面指导:文件外发管理办法

全面指导:文件外发管理办法

企业与外界进行信息交流已成为企业常态化的一种业务模式,这些交互的信息可能会涉及企业核心信息(如:外发设计图纸给生产方、外发合同给客户等);另外一种就是员工私自将企业涉密文件外发或者上传到网盘,然而这些信息一旦流出企业极易面临失控的风险,很可能经由客户或合作伙伴造成信息泄露,给企业单来损失。

全面指导:文件外发管理办法

那么,如何才能避免企业数据文件外发造成泄密呢?以下信息是由安企神软件提供的文件外发管理解决方案,下面我来详细介绍一下哎:

一、文件加密

1、文件加密: 对敏感数据进行加密处理,确保数据在传输和存储过程中的安全性。防止未经授权的访问和篡改,一旦离开公司电脑上的解密软件,文档就无法打开或者显示乱码。

2、透明无感知加密: 实行透明无感知加密,对重要文件自动进行加密。对员工正常工作不产生任何影响,不改变用户习惯。加密文件离开公司无法打开。

3、强制水印防止泄密: 开启水印功能后,屏幕、打印、截图都会显示水印信息,信息保护管理者设定,内容、电脑ip、所属员工、等内容,以此防止通过拍照、打印、截图等方式泄密

全面指导:文件外发管理办法

二、防止复制,禁止上传文件

1、防止复制: 如果有文件复制到U盘或其他usb外设,软件就会自动加密问文件,只有在装有安企神软件的电脑上才能预览文件,其他位置打开都是乱码,即使带出公司也是无法预览文件。

2、禁用USB接口: 通过禁用电脑的USB接口,防止员工使用U盘等移动存储设备将文件上传至网络。

3、禁止上传文件: 通过配置防火墙设置,限制某些特定端口的出口流量,防止文件上传至互联网,如常用的FTP、HTTP等端口。

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三、申请外发

员工需要外发文件,需向管理端提交申请,管理员确定文件无误,文件才能解密外发,防止员工通过聊天软件外发企业重要资料。

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四、制作文件外发包

支持终端制作文件外发包,包括限制打开文件次数、访问天数以及外发包打开密码、自定义上传外发包背景,允许提交制作外发包申请,禁止阅读者打印,支持阅读协议,要求阅读者同意协议才能打开,支持(在外部)编辑和(在生成者机器上)提取。

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五、邮件管控

对公司内部文件进行加密保护。若私自通过电子邮件将重要文件发送到外部,将无法打开使用,显示为乱码。如需外发给客户,就必须经上级审核批准,从源头避免邮件泄密的风险。

1、邮件内容检测: 企业可对邮件外发进行审计,检查邮件是否包含敏感关键字,支持拦截包含敏感关键字的邮件。

2、邮件内容监视: 详细记录外发出去的邮件信息,包括邮件收发人、标题、正文、附件等内容,以及文件上传记录。

3、邮件内容审计: 企业可查看员工外发邮件的内容、附件等,为泄密事件提供有力证据。

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六、详细的日志审计

管理员通过文件操作记录预判泄密行为、事后追责和防抵赖。通过文件操作记录,方便管理人员对具备潜在泄密风险的人员进行锁定,重点跟进这些人员的行为,事前防御泄密事件的发生。

全面指导:文件外发管理办法

总结

以上信息就是由安企神软件提供的文件外发管控、防止泄密的解决方案。通过加强加密处理、传输安全、审批和记录制度,定期审计和检查等措施的落实和执行,可以有效地保障企业信息安全。防止文件外发造成泄密。


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